In der Vereinsarbeit müssen alle Einzelteile zusammenpassen · Illustration: © liu foto DPG: Zoom Meeting und Treffen am 12.6.2021 in Berlin • von Gabriele Baumgarten-Heinke
> Nach einer Mitgliederversammlung 2020 in Berlin mit einem kritischen Blick auf den Entwicklungsstand der DPG und nach mehreren ZOOM Meetings mit Mitgliedern aus Portugal und Deutschland zum Thema der Ausrichtung der DPG, fand am 12.6.2021 in Berlin der 2. Strategieworkshop der DPG statt. Der Einladung zur hybriden Veranstaltung folgten Mitglieder des Präsidiums, der Vorsitzenden der Landesverbände und LeiterInnen von Stadtsektionen sowohl aus Deutschland als auch aus Portugal.
Ziel des Workshops war eine Bestandsaufnahme und Diskussionen über Möglichkeiten und Chancen für die weitere Arbeit der DPG. Alle Mitglieder waren im Portugal Report 083 dazu aufgerufen, sich an dem Thema zu beteiligen. Auch außerhalb eines solchen Workshops haben die Mitglieder der DPG das Recht und die Möglichkeit, uns Ihre Kritiken, Wünsche, Vorstellungen und Ideen zuzusenden.
Im ersten Tagesordnungspunkt wurden die Ergebnisse des Strategieworkshops 2018 in Leipzig ausgewertet. Damals wurde in fünf Gruppen verschiedene Themen aufgegriffen und Lösungsansätze entwickelt. Die Gruppen beschäftigten sich mit den Themen: Fördermittel und Spenden einzuwerben, Finanzen der DPG, Mitgliederarbeit, Organisation und Führung sowie der öffentlichen Wahrnehmung der DPG. Was konnte von den entwickelten Ideen umgesetzt werden?
Die DPG ist beim Auswärtigen Amt in Lissabon registriert und berechtigt, für DPG-Projekte zum Nutzen der portugiesischen Communidade, Fördermittel zu beantragen. Es ist gelungen, Fördermittel für ein Konzert portugiesischer Musikstudenten in Leipzig, zu bekommen. Der Spendenaufruf auf der DPG Website im Dezember 2020 von unserem Redakteur Andreas Lahn, brachte einen Spendenerlös von 6.000 € ein. Es wurde ein neuer DPG-Flyer erstellt und verteilt, dieser ist online auf der DPG-Website dargestellt. Eine Mitgliederbefragung, die jedem Mitglied zugesandt wurde, diente der Recherche der Interessen und besonderer Fähigkeit der Mitglieder, um diese besser in die DPG-Arbeit einbeziehen zu können. Die Mitgliederversammlung 2020 war erstmalig digital, es folgten weitere digitale Treffen (ZOOM), zu denen alle DPG-Mitglieder eingeladen waren. Es wurde ein einheitliches Erscheinungsbild der DPG (CI) durch Briefpapier und E-Mail-Adressen umgesetzt. Nicht umgesetzt werden konnte die Frage der Aktivierung der DPG in den Social Media-Kanälen (Facebook), das Thema wurde in den Strategieworkshop 2021 übernommen. Ebenso wurde das Thema einer DPG-Geschäftsordnung in den 2. Strategieworkshop übernommen.
Mit dem Versand der Einladung zum Strategieworkshop 2021 an die leitenden Verantwortlichen der DPG wurden vorab Fragen zur Analyse des Stärken-Schwäche Profils gestellt, sowie Fragen nach Chancen und Ausrichtung der DPG. Die Antworten wurde vor dem Strategieworkshop ausgewertet und die Ergebnisse im Workshop vorgestellt.
Die Ergebnisse der Analyse der Schwächen deckten sich zu einem großen Teil mit meinen Ausführungen im Portugal Report 083/Seite 13. Dazu gehören die sinkenden Mitgliederzahlen, die weitgehend altersmäßig begründet sind. Die Teilnehmer des Workshops diskutierten an dieser Stelle, wie diese Entwicklung gestoppt werden kann. Die DPG hat eine beeindruckende Historie, ein gutes Netzwerk und viele engagierte ehrenamtlich tätige Mitglieder. Dieses Potential gilt es zu nutzen.
Es wird aber auch festgestellt, dass der Austausch innerhalb des Vereins fehlt. Deshalb sei einer der wichtigsten Punkte zur Aktivierung der DPG-Arbeit die Kommunikation und Vernetzung der leitenden Verantwortlichen untereinander. Es wurde beschlossen, dass regelmäßige ZOOM Meetings stattfinden sollen um sich besser kennenzulernen, sie sollen als Erfahrungsaustausch genutzt werden und die Möglichkeit bieten, über vorgegebene Themen und Projekte zu diskutieren. Des Weiteren sollen sich die Vorsitzenden der Landesverbände und Stadtsektionen zukünftig gegenseitig zu ihren Encontros einladen bzw. über deren Termine und Themen informieren. Ziel ist es, damit Synergien zu entwickeln. Die Information über stattfindende Veranstaltungen sollen auch an den Redakteur des Portugal Reports versandt werden, damit diese auf der Website veröffentlicht werden können.
In den Diskussionen wurde festgestellt, dass die Arbeiten, wie die Vorbereitung von Tagungen, oft in den Händen weniger Mitglieder liegt. Deshalb soll sich ein Thema in den ZOOM Meetings damit beschäftigen, die Arbeit zukünftig besser über bestimmte Aufgabengebiete zu verteilen. Es wäre denkbar, ein Mitglied für die Pressearbeit zu gewinnen, um z. B. in den Regionalzeitschriften mehr auf unsere Arbeit aufmerksam machen zu können. Als wichtig erschien auch das Thema Marketing, hier vor allem die Erarbeitung von Verträgen für geldwerte Vorteile für unsere Mitglieder. Das funktionierte bis zum Jahr 2017. Ein Verantwortlicher für die Öffentlichkeitsarbeit könnte die Betreuung der Social-Media-Kanäle übernehmen.
Um die Aufgabengebiete des Präsidiums (Geschäftsführender Vorstand und vier Vizepräsidenten) noch genauer definieren zu können, wird es zukünftig ergänzend zur Satzung eine Geschäftsordnung geben. Der Entwurf wurde zum Strategie-Workshop vorgelegt und wurde in dem nächsten stattgefundenen ZOOM Meeting final verabschiedet.
Zur Unterstützung der Arbeit der Vorsitzenden der Landesverbände und Stadtsektionen wurde im Strategieworkshop der Entwurf der »Empfehlungen für die Vorsitzenden der LVB und STS« diskutiert, auch dieser liegt nun final vor und den entsprechenden Mitgliedern zugesandt.
Um den Außenauftritt der DPG zu aktivieren, wird von den leitenden Verantwortlichen die Versandliste des Portugal Reports geprüft und ergänzt. Zukünftig soll der Versand noch breiter aufgestellt werden und zum Beispiel auch an die Internationalen Schulen bzw. Deutsche Schulen in Portugal versandt werden, wie auch an Volkshochschulen mit portugiesischen Sprachkursen.
Die TeilnehmerInnen sahen auch einen wichtigen Punkt darin, zukünftig noch mehr den Kontakt zu anderen Vereinen und Gesellschaften mit einem Portugal Bezug zu pflegen.
Zum Thema »Zielsetzung der DPG« wurde der aktuelle Flyer der DPG besprochen und es wurde festgestellt, dass dieser aussagekräftig ist, die Ziele der DPG genau formuliert und weiterhin gelten soll. Mitglieder können diese gern über die DPG-Geschäftsstelle bestellen.
Das Hauptthema des Strategie-Workshops war »Die DPG zwischen Tradition und Neuausrichtung«. Die Traditionen werden wir pflegen, die Dokumentation der Geschichte der DPG wird recherchiert und mit den uns gestellten Aufgaben nach diesem erfolgreichen Strategieworkshop, vor allem mit einer verbesserten Kommunikation untereinander, haben wir eine verbesserte Ausrichtung gefunden und werden so unsere Deutsch-Portugiesische Gesellschaft, nach einer Corona-Pause, wieder aktivieren.
Dafür einen herzlichen Dank all den Mitgliedern, die uns Ideen und Meinungen zugesandt haben und damit zum Gelingen des 2. DPG-Strategie-Workshops beigetragen haben.